L’embauche d’un salarié, quelles que soient la nature et la durée du contrat, donne lieu à différentes formalités obligatoires. A défaut, vous vous exposez à des sanctions financières et pénales.
Voici les principales formalités à respecter :
La Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) : vous devez, préalablement à toute embauche, procéder auprès de l’URSSAF à la DPAE du salarié au plus tôt 8 jours avant la date prévisible de l’embauche et au plus tard au moment de l’entrée en fonction du salarié.
La vérification du titre de séjour : préalablement à l’embauche d’un étranger, ressortissant non communautaire, résidant en France, vous devez vérifier l’existence d’une autorisation de travail au moins 2 jours ouvrables avant la date de l’embauche auprès de la préfecture.
L’établissement du contrat de travail : vous devez établir et remettre au salarié un contrat de travail. Le contrat de travail à durée indéterminée (CDI) étant la forme normale de la relation de travail, la conclusion d’un contrat à durée déterminée (CDD) n’est possible que pour l’exécution d’une tâche précise et temporaire et seulement dans les cas énumérés par la loi.
Le CDD doit également être remis au salarié dans les 48 heures suivant son embauche.
L’inscription sur le registre unique du personnel : il est obligatoire pour toute entreprise de tenir un registre unique du personnel. A chaque embauche, il convient d’y reporter l’identité du salarié, le type de contrat, la date d’entrée, l’emploi et la qualification occupés.
L’affiliation aux caisses de retraite, de prévoyance et de mutuelle : depuis le 1er janvier 2016, l’employeur doit mettre en place une complémentaire santé obligatoire pour l’ensemble de ses salariés, par le biais d’un formalisme particulier (décision unilatérale de l’employeur). De plus, l’employeur doit informer les salariés par écrit dès l’embauche des cotisations appliquées et des garanties prévues. Cette information doit être conservée dans le dossier du salarié afin de pouvoir justifier des exonérations patronales en cas de contrôle URSSAF.
La visite médicale : depuis le 1er janvier 2017, les salariés dont les postes ne présentent pas de risque particulier passent une visite d’information et de prévention (VIP) dans un délai maximum de 3 mois à compter de l’embauche. L’employeur a l’obligation d’organiser cette visite dans le délai imparti.
L’information relative à l’entretien professionnel : l’employeur doit informer par écrit le salarié, dès son embauche, des modalités de cet entretien. Rappelons que l’entretien professionnel est un temps d’échange obligatoire entre salarié et employeur pour étudier les perspectives d’évolution professionnelles du salarié, notamment en termes de qualifications et d’emploi. Il a eu lieu tous les 2 ans et un bilan est réalisé tous les 6 ans.
La remise du livret d’épargne salariale : toute entreprise dotée d’un dispositif d’épargne salariale doit remettre à chaque salarié, au moment de l’embauche, un livret d’épargne salariale présentant les modalités de fonctionnement et d’attribution du/des dispositif(s) en vigueur dans l’entreprise.
Le service social se tient à votre disposition pour plus de renseignements et vous assister dans l’accomplissement des formalités obligatoires liées à l’embauche.
