Les employeurs sont soumis au respect de bons nombres d’obligations sociales vis-à-vis de leurs salariés. La fin d’année civile est l’occasion de faire le point sur certaines d’entre elles.
Régime de frais de santé (mutuelle) et cas de dispense
Tout employeur a l’obligation de proposer une couverture complémentaire de frais de santé collective à son personnel (peu importe l’effectif de l’entreprise ou de l’association).
Certains salariés sollicitent néanmoins une dispense d’adhésion (salariés bénéficiant déjà d’une mutuelle personnelle lors de leur embauche, salariés bénéficiaires de la complémentaire santé solidaire…).
Ces cas de dispense d’adhésion sont limitatifs, supposent une demande écrite du salarié concerné ainsi que la transmission d’un justificatif valide. Par conséquent, en fin d’année, il convient pour l’employeur de passer en revue la liste des salariés dispensés d’adhésion et de vérifier si leur justificatif de dispense sera toujours valable pour l’année à venir.
A défaut, sauf dans les cas où le justificatif peut être renouvelé, le salarié devra adhérer à la mutuelle de l’entreprise à compter du 1er janvier 2025.
Entretiens avec le salarié
Plusieurs temps d’échanges sont prévus avec les salariés au cours de la relation de travail. Les employeurs prévoient généralement, en fin d’année, un entretien annuel d’évaluation visant à faire le point sur l’année écoulée et les objectifs à venir. Néanmoins, sauf au sein de certains secteurs d’activité, cet entretien, bien que recommandé, n’est en réalité pas obligatoire.
Les employeurs devront à l’inverse s’assurer qu’ils ont mené les entretiens suivants et/ou les organiser dans les meilleurs délais :
- Entretien professionnel
Cet entretien est destiné à envisager les perspectives d’évolution professionnelle et les formations envisagées. Il doit se tenir a minima tous les 2 ans et à l’issue de certaines absences (congé de maternité, congé parental d’éducation, arrêt maladie de plus de 6 mois…). En pratique, cet entretien est également l’occasion de faire le point sur la classification du salarié (évolution automatique de la classification après une certaine période d’exercice selon la convention collective applicable, évolution du poste et des tâches afférentes…).
- Entretien dédié aux salariés en forfait jours
Cet entretien est destiné à faire le point sur l’équilibre vie privée/vie professionnelle, la charge de travail, la rémunération du salarié ainsi que l’organisation du travail dans l’entreprise. Au moins un entretien est obligatoire au cours de l’année (parfois plus). A cet égard, pour les forfaits jours dont l’année de référence correspond à l’année civile, dans l’hypothèse où le salarié aurait presque atteint le nombre de jours de travail prévu au forfait, c’est également l’occasion d’envisager la conclusion d’un avenant de renonciation à des jours de repos. Cet avenant suppose de respecter un formalisme précis ainsi que des conditions de mise en œuvre strictes.
- Entretien dédié aux télétravailleurs
Cet entretien est destiné à aborder les conditions d’activité du salarié et sa charge de travail. Au moins un entretien est obligatoire au cours de l’année (parfois plus).
Contingent annuel d’heures supplémentaires
Le contingent d’heures supplémentaires correspond à l’enveloppe maximale d’heures supplémentaires pouvant être accomplies par un salarié au cours d’une année. La loi fixe ce contingent à 220 heures par année civile et par salarié. Néanmoins, une convention collective ou un accord d’entreprise peuvent augmenter ou diminuer ce contingent.
Pour les salariés effectuant des heures supplémentaires, qu’elles soient contractuelles ou occasionnelles, il est nécessaire de vérifier qu’ils ne dépassent pas ce contingent en cours d’année. A défaut, les salariés concernés devront bénéficier, outre la contrepartie habituelle aux heures supplémentaires, d’une contrepartie supplémentaire obligatoire en repos (30 minutes de repos pour 1 heure supplémentaire accomplie au-delà du contingent dans les structures comptant jusqu’à 20 salariés, et 1 heure de repos pour 1 heure supplémentaire accomplie au-delà du contingent pour les autres).
Ce point en fin d’année permet donc de s’assurer que les contreparties en repos ont été accordées aux salariés.
A noter
Il est nécessaire de calculer les effectifs, a minima, chaque année civile. En cas de dépassement d’un seuil (11, 20, 50, 250 salariés équivalent temps plein ou calculé selon le Code de la sécurité sociale…), plusieurs nouvelles obligations peuvent naître pour l’employeur.
